コロナウィルスの外出自粛要請に絡んで、
テレワークや在宅勤務が推奨されている昨今ですが、
小規模事業者さんにおいては、
会社に届く仕事のメールや電話対応のために事務所に出ている方もいらっしゃるかも知れません。
実際に、私が商品購入のために問い合わせ電話をしたメーカーさんでは
電話対応を中止されていましたが、
それでは、注文受注の機会を失っしてしまうことになり、
それは出来ないと従業員さんが出社されて電話やメール対応されているケースもあるのではないでしょうか。
在宅勤務でメール対応をするために必要な設定
受付の電話なども、一時的に携帯電話などへ転送設定をかける方法もあります。
顧客からの問い合わせのやり取りのメールについては
小規模事業者さんにおいては、会社のパソコンのOutLookなどのメールソフトで受信することような形で業務をされているところが多いかも知れません。
もし、顧客からのメール対応のためだけに、会社に出社しなくてはいけない状況であるなら
自宅でもメールのやり取りができる環境を用意しましょう。
情報セキュリティを考えれば、社内ネットワークなど構築が望ましいのですが、
今は、非常事態です。
情報管理さえ留意すれば、
会社のメールを自宅で送受信する設定をすることで、在宅勤務の環境づくりの一助になるかと考えます。
弊社では、
普段、小規模事業者さんのサイト構築やネットショップの構築の支援をしていますが、
その中で、必ずといっていいいほど設定しているのが
独自ドメインメールアドレスを
G-mailなどのブラウザからログインして送受信できるクラウドメールの中で送受信する環境設定です。
これにより
一人社長などのスモールビジネスでは、外出中も、ノートパソコンやスマートホンでもメール対応ができるようになります。
よくあるご質問
Q.G-mailに転送したメールは、後日、会社のサーバーで受信することはできますか？
G-mailに転送しても、「サーバーに残す」設定をしておくことで、
OutLookなどで後日、受信しなおすことも可能です。
Q.G-mailから顧客に送信したメールの内容の履歴は残りますか？
G-mailから送信した内容は、そのままではG-mailの送信履歴にしか残りません。
そのため、履歴を後日、会社のパソコンで受信して管理するには、BCCなどで、送信履歴用のメールアドレスに送信するようにする方法があります。
Q.G-mailの中で受信する設定方法ではなく「転送」しているのは何故ですか？
G-mailの中で、メールサーバーに直接接続し、メールを受信する方法がレンタルサーバーのサイトでも解説されていることが多いですが、その方法ですとメールの受信確認までのタイムラグがとても長くなります。そのため、転送した後にフィルタ設定で会社メールアドレス宛てのメールをラベル付けして振り分ける方法で解説しています。
G-mailに会社のメールを設定するだけでは、お客様に送るメールがG-mailのアドレスから届く形になりますので、業務用としてはあまり望ましい形ではありません。そのため、G-mailの環境の中から、会社のメールアドレスからの送信として送る設定方法です。
国や県の専門家派遣での機会には、実作業として行っているほか、
私が講師を務める
横浜市の 女性起業家たまご塾 後期「集客できるホームページ設計コース」の中で
参加者の方にお配りしている設定マニュアルを、
今回、コロナウィルス対策の在宅勤務の支援として、一部、加筆訂正して
無料ダウンロードできる形でご提供するものです。
私が属する
特定非営利団体 ITコーディネータ協会にも
コロナウィルスに絡む中小企業支援として提供し、サイトにて紹介いただきました。
設定マニュアルの無料ダウンロード
こちらから無料ダウンロードいただけます。
私自身、子育て中には、当時勤めていたシステム会社に在宅勤務を許可していただいていたことで、
仕事を続けることができました。
これを機会に、在宅勤務やテレワークの環境の整備が企業に広がることを期待しています。
投稿者プロフィール
- （株）ソフィットウェブコンサルティング 代表取締役
- ITコーディネーター（経産省推奨資格）、ウェブ解析士上級、SEO対策1級、中小企業診断士2021年経済学、経営法務科目合格
（独）中小機構販路開拓アドバイザー、中小企業庁中小企業119登録専門家、神奈川県産業振興センター、千葉県産業振興センター、全国商工会議所登録専門家。各所で、起業相談、HPの改善アドバイスや女性起業セミナー、ネット集客セミナー講師。「結果を出す」にこだわり、幅広い分野のクライアントで集客改善事例多数。
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